Paragrafen

Organisatieontwikkeling ‘Met elkaar verbonden en goed georganiseerd’
De strategische koers voor de ambtelijke organisatie beschrijft in grote lijnen wat voor organisatie wij willen zijn, vanuit welke waarden wij werken en hoe wij vormgeven aan onze maatschappelijke opdracht in Zwolle.

Wij werken:

1. Samen met de samenleving
   Wij weten wat er speelt in de samenleving en trekken gezamenlijk op bij opgaven, ontwikkelingen en initiatieven. Wij zijn een professioneel partner.
2. Aan mensgerichte en excellente dienstverlening.
   Wij stellen de inwoner en samenleving centraal in ons (dagelijks) handelen en de keuzes die we maken. Wij werken continu aan de verbetering van onze producten, diensten en houding.
3. Wij zijn toegankelijk en gastvrij,
   Luisteren sensitief en maken het mogelijk.
4. Als een lerende organisatie
   Wij zijn een adaptieve organisatie, zodat we telkens blijven doen wat er nodig is in de stad en in de organisatie. Wij zijn vernieuwend en investeren continu in leren en ontwikkelen, zodat we professioneel, vitaal en met plezier werken aan, met en voor de stad. Wij zijn met elkaar verbonden en goed georganiseerd.

Organisatieontwikkeling lijkt een interne aangelegenheid. Alhoewel de ontwikkeldoelen over de ambtelijke organisatie gaan, staat onze ontwikkeling volledig in het teken van de maatschappelijke vraagstukken en opgaven buiten. Het doel is een wendbare en toekomstbestendige organisatie die integraal opgaven realiseert en bijdraagt aan een waarde(n)volle toekomst voor Zwolle en alle Zwollenaren.

In 2024 bouwen wij door aan een sterke organisatie, aan de hand van onze vijf ontwikkeldoelen: programmeren en prioriteren, integraal (samen)werken, uitvoeringskracht, leren en ontwikkelen en gezamenlijk leiderschap in (aan)sturing.

Versterken leiderschap
In Zwolle hechten we veel waarde aan sterk en inspirerend leiderschap. Onze leiders hebben visie, brengen deze helder over en nemen verantwoordelijkheid voor richting, prioriteiten en kaders. Ze stimuleren eigenaarschap, ondersteunen ontwikkeling en sturen op gedrag, verbinding én resultaat. Zo creëren zij de ruimte waarin talenten optimaal kunnen samenwerken – met elkaar én met de stad – om onze gezamenlijke ambities en doelen te realiseren.
Leiderschap is een collectieve verantwoordelijkheid. Samen sturen we op het geheel, op een waarde(n)volle toekomst en op een wendbare, toekomstbestendige organisatie.

Investeren in leiderschap
Sinds 2022 investeert Zwolle doelgericht in meer richting, kwaliteit, eenheid en verbondenheid in leiderschap en de sturing van de organisatie. We kijken terug op een succesvol geëvalueerd traject en blijven ons collectief leiderschap bewust ontwikkelen.
Leiderschap is geen middel, maar een noodzaak om onze organisatiedoelen te bereiken. Daarom is het een belangrijk speerpunt in het concernplan. Leidinggevenden hebben hierin een sleutelrol: zij zijn het voorbeeld en de drijvende kracht achter verandering. Met name als het gaat om de vertaling van strategie naar uitvoering, het realiseren van onze ambities en het bewaken van de uitvoerbaarheid en werkdruk binnen de organisatie.

Concrete stappen: richtinggevende uitspraken en sturende rollen
De afgelopen twee jaar hebben we samen een heldere visie op Zwols Leiderschap ontwikkeld, vertaald in vijf richtinggevende uitspraken. Deze vormen een collectieve afspraak over hoe wij ons gedragen en ontwikkelen en dienen als kompas voor het dagelijks handelen van onze leiders.
Daarnaast hebben we in 2024 de sturende rollen gedefinieerd. Via een participatief proces hebben we kernprofielen ontwikkeld die richting en structuur geven aan leiderschap binnen onze organisatie. Deze profielen bieden houvast aan zowel de organisatie als leidinggevenden en maken ons samenspel eenduidiger. Zo bouwen we voort op de principes van Zwols Leiderschap en leggen we een stevige basis voor duidelijke en consistente sturing.

De volgende stap: Leiderschap in de praktijk
Zwols Leiderschap moet zichtbaar, voelbaar en herkenbaar zijn in de hele organisatie – nu en in de toekomst. Daarom blijft dit ook in 2025 en verder een belangrijk thema. We geven het nog meer betekenis in de praktijk, in het dagelijks werk, binnen teams, MT’s en NT’s. Dit geldt zowel voor onze interne samenwerking als voor onze externe oriëntatie.
Door leiderschap te verankeren in ons handelen, bouwen we samen aan een sterke, wendbare organisatie die klaar is voor de toekomst.

Wendbare en toekomstbestendige organisatie
Zwolle maakt bewust de keuze voor hybride werken. Deze manier van werken past bij ons als organisatie, is ondersteunend aan onze inzet voor Zwolle en draagt bij aan eigentijds werkgeverschap. Het voorziet in een behoefte van veel collega’s zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Minder reistijd, meer flexibiliteit in werktijden en een betere werk-privé-balans ervaren we als voordelen. Met hybride werken dragen we ook bij aan de klimaatdoelstellingen. Meer thuiswerken betekent minder reizen en daarmee minder CO2-uitstoot. Deze manier van werken sluit ook aan op de koers en ambitie van onze organisatie: we zijn een wendbare, toekomstbestendige organisatie.
Onze werkwijze ondersteunt ons om te presteren, ontwikkelen en samen te werken aan de opgaven in de stad. Dat doen we integraal, met elkaar verbonden en goed georganiseerd. Omdat we meer manieren hebben om met elkaar samen te werken maken we daar op teamniveau afspraken over. Door in teams de dialoog aan te gaan en onderling afspraken te maken over samenwerken, ontmoeten, bereikbaarheid e.d., geven we met elkaar gaandeweg invulling aan hybride werken. Daarbij is er enerzijds ruimte om aan te sluiten bij de aard van de werkzaamheden en de wijze waarop teams samenwerken en anderzijds bij de individuele wensen en voorkeuren.
Daarnaast onderzoeken we hoe we het kantoor beter kunnen laten aansluiten bij deze nieuwe manier van werken. Door het inzetten van data, het maken van aanpassingen en het opzetten van pilots maken we het mogelijk om nog meer plaats- en tijd onafhankelijk te werken door het verbeteren van de (digitale) werkplek. Dit met het uitgangspunt om het kantoor zo circulair mogelijk in te zetten.

Circulaire bedrijfsvoering doorontwikkeling en onderzoek
Door te werken aan verbeteringen in het inkoopproces (categoriemanagement, data verrijking) zijn er binnen bedrijfsvoering stappen gezet op de ambitie circulaire bedrijfsvoering. Onder andere door Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)-begeleiding bij inkooptrajecten en het aanbieden van concrete MVOI-criteria. Er zijn reeds praktisch uitvoerbare acties geïdentificeerd die uitgevoerd worden. Daarnaast zijn er hands on (bewustwording) -trainingen gegeven en de basis is gelegd om verdere concrete stappen te kunnen nemen op weg naar een circulaire bedrijfsvoering.

Digitale strategie doorontwikkeling
De digitale transitie is vervlochten met vrijwel elke maatschappelijke ontwikkeling waar we als gemeente aan bijdragen. We willen innovatief en waardegedreven onze weg vinden in de informatiesamenleving. Maar dat vraagt om een breder perspectief dan onze actuele digitale strategie ons biedt. Daarom ontwikkelen we deze verder door en zijn we in 2024 werken vanuit de Digitale Agenda Zwolle. Deze brengt alle belangrijke initiatieven en ontwikkelingen van de digitale transitie in beeld, beschrijft onze toekomstvisie en (ethische) principes, en verbindt ze met onze bestuurlijke en organisatorische prioriteiten.

Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming
Gemeente Zwolle heeft in het licht van toenemende digitale ontwikkelingen verdere stappen te zetten op het gebied van informatiebeveiliging. Dit is noodzakelijk vanwege toenemende eisen vanuit wetgeving zoals de Cybersecuritywet en de NIS2-richtlijn, en de groeiende hoeveelheid digitale data. Afgelopen jaar heeft een inhaalslag plaatsgevonden op de BIO, komend jaar staat in het teken van implementatie van het vastgestelde beleid. We hanteren hierbij een risico-gebaseerde aanpak om meer controle en inzicht te krijgen op basis van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Daarnaast is samenwerking met externe partijen (ONS/SSC-partners, Politie Oost Nederland, Veiligheidsregio IJsselland) essentieel om schaalvoordelen te benutten en uitdagingen aan te pakken. In 2024 is een grote cyber- keten oefening georganiseerd “Blue Fingerprint”, in samenwerking met het SSC Ons en het Cybercrimeteam Politie. Het cyberbeeld laat zien, mede ten gevolge van de internationale dreigingen, dat gemeenten in toenemende mate onder druk blijven staan van digitale dreiging, waarbij dit een direct risico kan vormen voor de dienstverlening aan onze stad. Vanuit de nieuwe EU Cyberwetgeving zullen we komende jaren hier meer specifieke aandacht voor vragen.
Verder is een cultuurverandering binnen de organisatie is nodig, waarbij informatiebeveiliging een gedeelde verantwoordelijkheid wordt.

Van Inzicht naar Focus
De gemeente Zwolle staat, net als vrijwel alle gemeenten in Nederland, voor grote opgaven. Daar komt bij dat er zorgen zijn over de financiële positie van de gemeente Zwolle als gevolg van ontwikkelingen op het gebied van de verdeling van de Rijksmiddelen. De gemeente is op zoek naar een betere balans tussen opgaven, taken, middelen en capaciteit. Met andere woorden, het is van belang dat er ruimte wordt gecreëerd binnen de bestaande structurele financiële middelen en de capaciteit. Hiervoor is het programma van Inzicht naar Focus gestart. Het project is opgedeeld in twee fases:

1. Bureauanalyse en verdiepende gesprekken
2. Uitdiepen kansrijke thema’s .

Vorig jaar heeft fase 1 van VINF plaats gevonden, die gericht was op het verkrijgen van inzicht in de begroting. Het adviesbureau Cebeon heeft een bureauanalyse uitgevoerd om inzicht te krijgen in de hoogte van de uitgaven van Zwolle in vergelijking met andere gemeenten. De uitkomst van deze analyse was dat de financiële situatie van de gemeente Zwolle voor veel thema’s vergelijkbaar is met andere gemeenten. Op een aantal thema’s wijken de uitgaven en inkomsten af. Het advies van Cebeon is om deze thema's verder te onderzoeken. Het gaat om de sociale basis, armoedebestrijding, arbeidsparticipatie, informatievoorziening, stadsbeheer en dienstverlening.

Op dit moment werken we aan de tweede fase van het project, welke gedeeltelijk is gericht op de verdieping van het inzicht en deels op het verkrijgen van focus. Een aantal thema's werken we diepgaand uit via focusweken. Van de overige onderwerpen uit de begroting brengen we ook in kaart welke mogelijkheden er zijn om de doelen te bereiken met minder middelen of wat het zou betekenen als we zouden stoppen met bepaalde activiteiten. Daarnaast kijken we kritisch naar onze incidentele middelen.  Op dit moment zijn deze sporen gestart en in uitvoering. De uitkomsten zullen vanaf 2025 inzichtelijk gemaakt gaan worden.

Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd waarbij het College een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven, als oordeel over de eigen jaarstukken.

Het college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het normenkader 2024 waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven of er sprake is van een fout of niet. In de financiële verordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd. Het normenkader en de financiële verordening zijn op 16 december 2024 vastgesteld. In deze raadvergadering is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op 1% vastgesteld (€ 9,3 miljoen). De rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is gesteld op 10% van de verantwoordingsgrens (€ 930.000).

Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoording
Bij de rechtmatigheid gelden er een drietal criteria; het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium. Op dit moment is de precieze omvang van de fouten binnen de genoemde criteria nog niet bekend. De getrokken conclusies zijn daarom nog niet definitief. Na afronding van de accountantscontrole kan het definitieve bedrag worden bepaald en kunnen de definitieve conclusies getrokken worden.

Begrotingscriterium
Vanaf 2023 kunnen onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dit is het geval als onderschrijdingen van baten of lasten of overschrijdingen van baten niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt. Raad en college hebben via de financiële verordening invulling gegeven aan het begrip tijdigheid.

Op dit moment blijkt uit de analyse op de begrotingsrechtmatigheid geen onrechtmatigheden die moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaardencriterium
Binnen het normenkader Financiële rechtmatigheid 2024 wordt er getoetst of onze inkopen en aanbestedingen voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Geconstateerde afwijkingen vallen daarmee onder de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording.

In 2024 is vastgesteld dat enkele inkoopdossiers de Europese aanbestedingsgrens hebben overschreden zonder dat een Europese procedure is gevolgd. De oorzaak van deze rechtmatigheidsfouten ligt veelal in het voortzetten van de contracten, waarbij de totale waarde van het contract door cumulatie alsnog boven de Europese drempel uitkwam. De individuele rechtmatigheidsfouten zitten allen onder de rapporteringsgrens van € 930.000. Het totaal van de aangetroffen onrechtmatigheden op de aanbestedingen is ongeveer € 2,5 miljoen, dit is ruim beneden de verantwoordingsgrens van € 9,3 miljoen.

Om aanbestedingsfouten in de toekomst te voorkomen is een onderzoek gestart met het oog op het rechtmatigheidsrisico in het kader van de aanbestedingen. Hiermee wordt de huidige werkwijze in kaart gebracht en wat de oorzaken van de onrechtmatigheden zijn. Met deze kennis en inzicht wordt een verbeterplan opgesteld. Met dit verbeterplan kunnen niet alle rechtmatigheidsrisico’s voorkomen worden maar er kunnen wel gerichte beheersmaatregelen worden getroffen om deze te verkleinen. Dit alles leidt tot een verdere professionalisering van het inkoopproces binnen de gemeente Zwolle.

De voorlopige conclusie is dat de geconstateerde onrechtmatigheden geen onderdeel hoeven uit te maken van de rechtmatigheidsverantwoording.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium
Tot dusver zijn uit controles geen bevindingen naar voren gekomen die vermeld moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Indicatoren

Uiteraard worden ook in 2024 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Het verloop van de indicatoren van jaar tot jaar kunt u hier vinden.

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2024, vindt u hier.

-