Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Wij zijn een wendbare, samenlevingsgerichte organisatie die werkt met én voor de stad

Doel 9.1.1 Ambtelijke organisatie | Begroting 2024

Terugblik 2024: Groei, Ontwikkeling en Wendbaarheid
In 2024 heeft de organisatie van Zwolle zich doorontwikkeld. De aanhoudende groei en de schaarste op de arbeidsmarkt maken de noodzaak tot verdere ontwikkeling steeds voelbaarder. Hoewel Zwolle een aantrekkelijke werkgever blijft, merken we in toenemende mate de druk van een krappe arbeidsmarkt. Dit heeft de belasting op zowel beleid als uitvoering niet verminderd, maar eerder versterkt.
Om adequaat in te spelen op deze veranderende omstandigheden én onze wendbaarheid te vergroten, hebben we op meerdere fronten geïnvesteerd. Om er een paar te noemen:

• Professionalisering van onze externe arbeidsmarktcommunicatie en -strategie , om ons als werkgever beter te positioneren en talent aan te trekken.
• Ontwikkeling van de interne arbeidsmarkt, door gericht in te zetten op talentontwikkeling en doorgroeimogelijkheden. We zetten vol in op interne procesverbetering en innovatie, digitalisering, automatisering en robotisering van taken, waarmee we investeren in efficiëntere dienstverlening zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen.
• We leggen de focus op menselijke maat om nabijheid en maatwerk te waarborgen in onze dienstverlening. En we hebben onze inspanningen geïntensiveerd om een goede afspiegeling te zijn van de Zwolse samenleving, van inclusieve werving en selectie tot het begeleiden van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, omdat we een plek willen zijn waarin mensen hun vermogens, kennis en ervaring in de volle breedte kunnen inzetten voor en met de stad. Op die manier bouwen we expertise op die we bewust inzetten en doorgeven. We volgen deze weg ook als afnemer van diensten en goederen en letten bewust op de maatschappelijke impact van onze keuzes als inkoper en opdrachtgever.

Leiderschap speelt een cruciale rol in deze ontwikkelingen. Daarom hebben we in 2024 bewust geïnvesteerd in zowel de kwantitatieve als kwalitatieve versterking van ons leiderschap. We hebben de eerste fase in onze leiderschapsontwikkeling succesvol afgeronden geëvalueerd. En we hebben Zwols Leiderschap verder aangescherpt, de sturende rollen binnen lijn- en opdrachtsturing expliciet gedefinieerd en het samenspel tussen rollen versterkt. Dit biedt nieuwe én ervaren medewerkers houvast en stimuleert een soepele samenwerking. Daarnaast ondersteunen we nieuwe medewerkers bij een soepele landing binnen de organisatie, zonder het unieke karakter van onze nabijheid en korte lijnen te verliezen. Dit ‘weefsel’ van formele en informele verbindingen maakt ons als organisatie sterk en wendbaar en draagt bij aan onze aantrekkelijkheid als werkgever en als stad.

Een goede onboarding versnelt de integratie van medewerkers in onze organisatie en helpt hen effectief te opereren binnen onze informele structuren. In 2024 hebben we deze aanpak verder versterkt door een specifiek onboardings-traject voor managers te ontwikkelen. Hiermee zorgen we in 2025 ervoor dat leiders vanaf het begin goed ingebed zijn in onze werkwijze en cultuur, wat bijdraagt aan effectievere sturing en samenwerking.

Met deze investeringen in leiderschap, talent en organisatieontwikkeling blijft Zwolle bouwen aan een wendbare, veerkrachtige en toekomstbestendige organisatie

Talentontwikkeling en interne arbeidsmarkt

• Ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe medewerkers (een van de grootste wensen uit exit enquêtes) nodigt BLIK uit voor een ambitiegesprek binnen het eerste jaar.
• Elke nieuwe medewerker wordt uitgenodigd voor een Talenten Motivatie Analyse (TMA). Daaruit wordt zichtbaar waar iemands drijfveren en talenten zijn. Ook is een TMA voor het (tijdelijke) teams beschikbaar waarin het samenspel op basis van talenten en drijfveren belicht wordt.
• We ontwikkelen ons onboardingsproces continu door met ook op goede aansluiting van nieuwe medewerkers binnen de organisatie. Ook is een aparte onboarding voor nieuwe leidinggevende ontwikkeld.

Ontwikkelen gezamenlijk leiderschap en eenduidige sturing

• De eerste fase van leiderschapsontwikkeling is succesvol afgerond en positief geëvalueerd. Hierin is de visie op Zwols Leiderschap ontwikkeld in de vorm van 5 richtinggevende uitspraken die als collectieve afspraak fungeren.
• 2e fase (Zwols Leiderschap in praktijk) is voorbereid met het doel om Zwols Leiderschap in de praktijk zichtbaar, voelbaar en herkenbaar in de hele organisatie te maken.
• Een regiegroep bestaande uit alle lagen leidinggevenden is ingericht om nadrukkelijk invloed te hebben op leiderschap in de organisatie.
• Sturingsprincipes in de organisatie zijn geëxpliciteerd waardoor het samenspel van lijn- en opdrachtsturing helderder is geworden.
• Er zijn profielen voor sturende rollen (Teamleider, Afdelingshoofd, Concerndirecteur, Algemeen Directeur en Ambtelijke Opdrachtgever) in een participatief proces verkend, vormgegeven en met de gehele managementgroep doorleefd. Deze dienen daarnaast als input voor een vernieuwd mandaat- en bevoegdhedenregister.

Wij bereiken een efficiënte dienstverlening door heldere en verbeterde interne procesketens. Ook draagt innovatie, digitalisering, automatisering en robotisering van repetitieve taken bij aan een efficiëntere dienstverlening

Zwolle op kracht: we hebben onze inspanningen voor een inclusieve werving en selectie tot het begeleiden van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt geïntensiveerd. Ook is de vindersbonus verlengd om vanuit eigen kracht talent te vinden en aan Zwolle te binden.

De lasten laten een positief saldo zien van € 2.402.000 en de baten een positief saldo van € 97.000. Omdat er echter € 928.000 meer wordt toegevoegd aan de reserves en ook € 1.212.000 minder wordt onttrokken aan de reserves, wordt uiteindelijk een voordelig resultaat gerealiseerd van € 358.000 Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 2.402.000
Er ontstaat een voordeel door de volgende onderschrijdingen op incidenteel beschikbaar gestelde budgetten. De kosten lopen grotendeels door naar 2025. In totaal lagere lasten van € 1.432.000:

• Verbouwing SWT: € 89.000 - voltooiing in 2025.
• Gebiedsgericht Werken: uitvoering is later gestart en wordt heringericht samen met Opgave Gericht Werken (zie ook 9.1.4) - € 413.000
• Naijlende gas -en elektrakosten gemeentelijke huisvestingspanden: € 602.000 - kosten gaan niet meer komen en zijn vrijgevallen ten gunste van de algemene concernreserve.
• “Zwolle op Kracht” 2024 is nog niet gestart: € 235.000 - voltooiing in 2025, waarbij nog € 100.000 nodig, het restant € 135.0000 valt vrij ten gunste van de algemene concernreserve.
• Diverse kleintjes (onder andere planbaar onderhoud meerjarenonderhoudsplan en raadplegen medewerkers): € 93.000

Deze budgetten worden minder onttrokken (€ 1.212.000) uit, of zijn gestort (€ 220.000) in, de reserve nutvw-Bestuur en Organisatie, zodat hier per saldo geen resultaat ontstaat (zie ook resultaat reserves).

Naast het achterblijven van de kosten op bovenstaande incidentele budgetten, is op diverse structurele budgetten een onderschrijding en/of overschrijding gerealiseerd. In totaal lagere lasten van € 970.000:

• Het aantal leden van de OR is lager dan gehoopt, waardoor de afdelingen minder gecompenseerd hoeven te worden, een voordeel van € 129.000.
• In 2024 zijn de afdelingen minder gecompenseerd voor de inzet van Garantiebanen; deze worden steeds meer op reguliere functies ingezet. Een voordeel van € 223.000.
• Binnen de algemene Personeelskosten zie we diverse plussen die leiden tot een voordeel van € 285.000 (o.a. reiskostenvergoedingen / reiskosten woon/werk).
• Een onderschrijding op het centrale organisatie-ontwikkelbudget van € 145.000.
• Een voordeel op diverse facilitaire budgetten, zoals de thuiswerkplek, een bedrag van € 75.000.
• Diverse kleine plussen en minnen, een voordeel van € 113.000.

Een voordelig resultaat op de baten van € 96.000
Het betreft hier diverse kleine voor -en nadelen op de diverse budgetten, per saldo € 96.000.

Een resultaat reserves van € 2.140.000 nadelig: € 1.212.000 lagere onttrekkingen en € 928.000 hogere stortingen.

• Zoals genoemd bij de lasten wordt per saldo een bedrag van € 1.212.000 minder onttrokken uit de reserves (nutvw en onderhoudsreserve)
• Zoals genoemd bij de lasten wordt een bedrag van € 220.000 meer gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie in verband met overlopende incidentele middelen die in 2024 beschikbaar zijn gesteld (zie lasten).
• Naast de € 220.000 storting in de reserve nutvw is een storting van € 708.000 gedaan aan de reserve onderhoud gemeentelijke panden. Deze zou aanvankelijk verspreid worden over de periode 24-26, met de kanttekening "zo niet eerder". Gezien de beschikbare middelen in 2024 is dit nu "eerder" geworden. Totaal extra stortingen € 928.000.

Hybride vergaderen

Keukenapparatuur SH

Keukenapparatuur SK

Stadhuis verv inv 2022

Stadskantoor verv inv 2022

Aanpassing afzuiging SK

VVI-Huisv Stadskantoor Vastg

VVI-Huisvesting Stadhuis (Vastgoed)

Wagenpark 2024

Hybride vergaderen - apparatuur is geleverd in 23/24 - krediet is afgesloten:
Keukenapparatuur SH en SK: is geleverd in 2024 - kredieten zijn afgesloten en het restant vloeit terug in het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Huisvesting

De volgende projecten zijn gestart en lopen door naar 2025:

• Stadhuis vervangingsinvesteringen 2022
• Stadskantoor vervangingsinvesteringen 2022
• Aanpassing afzuiging Stadskantoor
• VVI Huisvesting Stadskantoor (Vastgoed)
• VVI Huisvesting Stadhuis (Vastgoed)

De verwachting is dat in 2025 bovenstaande projecten worden afgerond.

Wagenpark 2024: De meeste auto's zijn aangeschaft of worden uitgesteld geleverd in 2025. Het restant van het krediet is overgeheveld naar krediet 2025.