Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen

Doel 9.1.4 Bedrijfsvoering | Begroting 2024

In de toelichting op de realisatie van de activiteiten wordt concreter ingegaan op de behaalde resultaten in de bedrijfsvoering

E-facturering

• In 2024 hebben we vooral ingezet op het onboarden van een aantal grote organisaties en bedrijven die zelf gemotiveerd zijn om aan te sluiten op E-facturatie. Het aansluiten blijkt voor veel leveranciers nog niet zo eenvoudig. Daarmee zijn de gewenste resultaten nog wat achtergebleven. Deze ervaring draagt zeker bij aan het voorbereiden van E-facturatie bij de implementatie het nieuwe financieel systeem per 1-1-2026

Project Subsidieverlening op orde

• In 2022 zijn wij gestart met het project “Subsidieverlening op orde”. Het doel van dit project was om te zorgen dat de subsidieverlening door de gemeente effectief en adequaat is vormgegeven en wordt uitgevoerd. Binnen dit project zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd en is de basis op orde gebracht. Zo heeft de raad in 2022 de nieuwe Algemene Subsidieverordening vastgesteld, dat meer uitgaat van vertrouwen en de menselijke maat. Alle subsidieregelingen zijn opnieuw tegen het licht aangehouden en hebben we deze zo veel mogelijk door vertaald naar de nieuwe subsidie systematiek en subsidieregels. In 2024 hebben we als sluitstuk van dit project aandacht besteed aan beleid rondom Misbruik en Oneigenlijk gebruik van subsidies en is de Beleidsregel Misbruik van subsidies vastgesteld.

Nieuw financieel systeem

• In 2024  heeft de aanbesteding plaatsgevonden voor de aanschaf van een nieuw financieel systeem. De aanbesteding is goed verlopen en we zijn uitgekomen op ERPx van UNIT4.  Parallel aan dit systeem is ook apart aanbesteed voor een nieuwe subsidiemodule. Ook deze aanbesteding is positief verlopen en is afgerond. Voor ERPx zijn we in november gestart met de implementatie en loopt geheel 2025 door. Live-gang met het nieuwe financieel systeem is gepland op 1-1-2026. Met de subsidiemudule starten we in 2025 en de beoogde live-gang volgt gelijk met ERPx per 1-1-2026.

Doorontwikkeling planning & controlcyclus

• We werken voortdurend aan het verbeteren van de P&C-cyclus. In 2024 lag de nadruk op de doorontwikkeling van de Perspectiefnota en het verbeteren van de teksten in de begroting. We werken aan een Perspectiefnota die strategischer is en duidelijk de financiële kaders voor de komende jaren aangeeft. In 2024 hebben daarin weer stappen gezet. In 2024 hebben we een begin gemaakt met het proces om het systeem dat we gebruiken voor onze P&C-cyclus te vervangen. Ook zijn we gestart met het proces om de begrotingsprogramma’s en doelen in het fysieke domein en het domein bedrijfsvoering & dienstverlening aan te passen. Vergelijkbaar als in het sociale domein. Beide processen worden in 2025 voortgezet.

Keuzes en opties in kaart brengen om ruimte te scheppen in middelen en activiteiten

• Dit doen we nu onder de noemer Van Inzicht naar Focus. We hebben een analyse laten uitvoeren van onze begroting om inzicht te krijgen hoe wij onze middelen inzetten in vergelijking met andere vergelijkbare gemeenten. Op basis van deze analyse werken we thema’s en onderwerpen verder uit en bekijken welke opties er zijn om ruimte te scheppen in onze middelen en capaciteit. Dat doen we door middel van focusweken. Daarnaast hebben we een start gemaakt met een prioritering aanbrengen binnen de Strategische Investeringsagenda. En kijken we naar ruimte binnen onze incidentele middelen, zoals onze reserves en restantkredieten. Het traject Van Inzicht naar Focus loopt in 2025 door.

Juridisch kwaliteitsbeleid

• De kaders verordeningen en beleidsregels en Staaststeun zijn herschreven. Het doel van het juridische kwaliteitsbeleid is, dat de besluiten juridisch correct genomen worden. Om dat te bewerkstelligen hebben we diverse instrumenten: kaders die houvast bieden, cursussen die inzicht geven, een juridisch netwerk waarbinnen we kennis uitwisselen.

Samenwerkende derde lijns (IA, CISO, FG)

• In 2024 is de samenwerking binnen de derde lijn verder  geprofessionaliseerd.  Doel hiervan is; meer geïntegreerde werkplannen  (waarin privacy, informatiebeveiliging en Informatie Technologie een vaste plek hebben), beter op elkaar aansluitende controles en meer effectiviteit van de derdelijns rapportage. Met de concerncontroller hebben we afspraken gemaakt over de onderscheiden verantwoordelijkheden van concerncontrol enerzijds en de disciplines van Internal Audit, Functionaris Gegevensbescherming en Chief Information Security Officer anderzijds.
• Team Internal Audit heeft in 2024 gewerkt aan het intensiveren van datagedreven werken binnen de derde lijn door het gebruik van dashboards in Power BI. Doel is om in de toekomst meer en beter met data te kunnen controleren.
• Met de versterking van de Informatie Beheer&Privacy-functie binnen Informatie Voorziening was het in 2024 voor de Functionaris Gegevensbescherming mogelijk om zich nog meer op de eigen taken te richten, in plaats van op 2de-lijns activiteiten.

Doorontwikkeling inkoop

• Verdere stappen in de professionalisering van het inkoopproces hebben de noodzaak bloot gelegd voor optimalisaties op het gebied van contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement. De eerste verbeteringen rondom de opvolging van contracten en data-gedreven besluitvorming zijn genomen, en helpen ons met de verdere ontwikkeling van categoriemanagement en het borgen van de toepassing van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Dit is sterker verankerd in het inkoopproces, onder andere door actieve ondersteuning vanuit team Inkoop, MVOI-begeleiding bij inkooptrajecten en het aanbieden van concrete MVOI-criteria.
• We hebben de informatievoorziening verbeterd (inkooppagina) en hands-on trainingen worden breed in de organisatie georganiseerd. We blijven sturen op het invullen van het Inkoopstartformulier vooraf aan een nieuw inkooptraject en verbeteren de toepassing van CPV-codes voor het verrijken van inkoopdata. Gerichte stappen zijn gezet om binnen het samenwerkingsverband SSC-Ons nog meer te kunnen samenwerken op het gebied van inkoop.

De lasten laten een positief saldo zien van € 8.038.000, er wordt € 2.123.000 toegevoegd aan de reserves, en € 1.886.000 minder onttrokken.
Omdat de baten een negatief saldo van € 19.000 hebben wordt in totaal een voordelig resultaat gerealiseerd van € 4.011.000.

Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 8.038.000
Er ontstaat een voordeel op in 2024 incidenteel beschikbare gestelde budgetten. Deze kosten lopen door naar 2025. In totaal lagere lasten van € 1.725.00 die leiden tot een toevoeging aan de reserve nutvw-bestuur en organisatie.
Het naar achteren schuiven van deze gelden wordt met name veroorzaakt doordat de uitvoering later gestart is/wordt als gevolg van latere besluitvorming of opstart. Het betreft de volgende budgetten:

• Opgave Gericht Werken € 318.000.
• Strategisch Management € 477.000.
• Vervanging Financieel Systeem € 850.000.
• Secretariaat (TOP) € 80.000

Er wordt er € 1.886.000 minder onttrokken uit de Reserve NUTVW; dat betreft:

• Strategisch Management en Innovatie € 550.000.
• Secretariaat (TOP) € 80.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve.
• Concerncontrol € 244.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve.
• Herijking ASV € 145.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve.
• Inkoopfunctie € 148.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve.
• Subsidiewerving € 100.000.
• Incidentele overhead € 522.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve
• Financien € 98.000 - dit leidt vrijval van de reserve naar de algemene concernreserve.

Deze Reservemutaties (plus en min) leiden tot een lagere last van in totaal € 3.611.000.

Het resterende voordelige saldo op de lasten, een bedrag van € 4.427.000 wordt als volgt veroorzaakt:

• Een nadeel van € 361.000 op de loonsommen van de afdelingen en de extra dekking overhead vanuit de programma's en projecten.
• de incidentele, niet verdeelde, overhead laat een voordeel zien van € 4.076.000.Sinds 2023 krijgt programma 9 per incidenteel begrote fte een bedrag van € 33.000.
  In de praktijk leidt incidenteel personeel niet gelijk (zeker het 1e jaar) tot veel extra overheadkosten. In 2025 zal kritisch gekeken worden naar deze component, zeker in het 1e jaar.
• De centrale afdelingskosten laten een voordeel van € 337.000 zien, met name door:
  • minder inzet op advies -en onderzoeksbureaus; loopt meer via programma's en projecten € 115.000.
  • lagere cateringkosten door verrekening op projecten en programma's € 70.000.
  • lagere kosten contributies en lidmaatschappen € 60.000.
  • overige plussen en minnen € 112.000.
• Een onderschrijding op het directiebudget: € 225.000.
• Een voordeel op verzekeringen € 150.000 door met name lager eigen risico.

Een nadelig resultaat op de inkomsten van € 19.000

Tenslotte wordt een deel, € 398.000, van het positieve resultaat van programma negen gestort in de Bedrijfsvoeringreserve.

Een resultaat reserves van € 4.009.00 nadelig (€ 1.886.000 lagere onttrekkingen en € 2.123.000 hogere stortingen)

• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € 1.886.00 minder onttrokken uit de reserve nutvw-bestuur en organisatie
• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € € 1.725.000 gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie i.v.m. overlopende incidentele middelen die in 2024 beschikbaar zijn gesteld (zie lasten).
• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € 398.000 gestort in de bedrijfsvoeringreserve, zijnde het (deels) voordelige resultaat programma negen 2024.